Obowiązki sprzedawcy

W sytuacji gdy ustalimy, że dla danej faktury występuje obowiązek podzielonej płatności, jako sprzedawca mamy obowiązek umieszczenia na fakturze zwrotu „mechanizm podzielonej płatności”. Jest to bardzo ważne, bowiem ustawodawca przewidział surowe konsekwencje za brak tej informacji. Urząd w takim przypadku zastosuje dodatkową opłatę sankcyjną równą 30% wartości podatku dotyczącego wykazanych na fakturze towarów i usług z załącznika nr 15 do ustawy. Warto dodać, że taka kara nie będzie miała zastosowania, jeżeli kontrahent dokona zapłaty przy użyciu mechanizmu podzielonej płatności mimo braku takiej adnotacji na fakturze.

Podatnik dokonujący takich dostaw ma też obowiązek posiadania rachunku rozliczeniowego firmowego. Nie wystarczy więc posiadanie rachunku osobistego, musi to być rachunek firmowy, dla którego będzie prowadzony rachunek VAT. Sprzedawca ma też obowiązek przyjęcia płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności – nie może więc wykluczyć umownie płatności w ten sposób, ani stosować rachunków, które nie pozwalają na zastosowanie takiego mechanizmu.

Obowiązki nabywcy

Znacznie więcej obowiązków spoczywa na nabywcy. Przypominamy, że obowiązki te dotyczą każdego podatnika nabywającego towary z załącznika nr 15 do ustawy, nawet podatnika zwolnionego, który sam nie rozlicza VAT.

Przede wszystkim w przypadku stwierdzenia, że zachodzi obowiązek zastosowania mechanizmu podzielonej płatności, nabywca ma obowiązek zapłacić fakturę przy użyciu specjalnego komunikatu przelewu, zwanego potocznie przelewem split payment. Teoretycznie faktury, które musimy zapłacić w ten sposób powinny być opatrzone zwrotem „metoda podzielonej płatności”. Jednak nawet jeśli sprzedawca nie umieścił takiego zwrotu na fakturze, musimy stosować się do obowiązku zapłaty przelewem split payment, ta okoliczność nie zwalnia nas z żadnych negatywnych konsekwencji wynikających z niewykonania tego obowiązku. A taka sytuacja może mieć miejsce często, bowiem załącznik nr 15 do ustawy jest bardzo obszerny i łatwo jest nie zauważyć, że na fakturze jest wymieniony któryś z towarów z załącznika. Dlatego warto zastanowić się, czy prewencyjnie nie stosować mechanizmu podzielonej płatności dobrowolnie, przynajmniej dla wszystkich faktur o wartości powyżej 15000zł brutto.

Warto w tym miejscu wskazać, w jaki sposób zrealizować obowiązek zapłaty mechanizmem podzielonej płatności. Przede wszystkim trzeba zastosować specjalny komunikat przelewu, zwany przelewem split payment. W poleceniu zapłaty należy wskazać numer faktury (bądź zwrot „zaliczka”, jeśli jest to zaliczka, do której nie wystawiono jeszcze faktury), nie jest więc możliwe płacenie za wiele faktur jednym przelewem (z wyjątkiem opisanym niżej). Obowiązek dotyczy tylko tej części faktury, która dokumentuje sprzedaż towarów i usług z załącznika nr 15 do ustawy, możemy więc dokonać płatności split payment za część odpowiadającą tym dostawom, a normalnym przelewem za pozostałe towary i usługi. Wyjątkowo można zapłacić jednym przelewem za wiele faktur, ale przelew ten musi obejmować wszystkie faktury z danego okresu (nie krótszego niż 1 dzień i nie dłuższego niż 1 miesiąc), wtedy zamiast numeru faktury podajemy okres, za który płacimy.

Niestosowanie się do obowiązku niesie szereg negatywnych konsekwencji dla nabywcy. Po pierwsze w przypadku uchybienia obowiązku zapłaty metodą split payment nie możemy rozliczyć w podatku dochodowym kosztów zakupu tego towaru lub usługi. Po drugie narażamy się na dotkliwe sankcje, zarówno dla spółki, gdzie urząd zastosuje sankcję w postaci dodatkowej opłaty wynoszącej 30% podatku wykazanego na fakturze, jak i dla osoby odpowiedzialnej, która odpowiadając za wykroczenie bądź przestępstwo skarbowe może zostać ukarana maksymalną dozwoloną grzywną wynoszącą 720 stawek dziennych. Przy czym ta sankcja nie będzie miała zastosowania, jeżeli nasz dostawca rozliczy podatek. Po trzecie wreszcie, nie stosując mechanizmu obowiązkowej podzielonej płatności odpowiadamy solidarnie ze sprzedawcą za uregulowanie podatku VAT. Należy pamiętać, że solidarna odpowiedzialność dotyczy też sytuacji, gdy wyłudzenie podatku miało miejsce na wcześniejszym etapie, tj. gdy wyłudzenia dopuścił się któryś z dostawców naszego dostawcy.

Ostatnim obowiązkiem, na który szczególnie powinny zwrócić uwagę osoby prowadzące jednoosobową działalność zwolnioną z VAT, jest konieczność posiadania firmowego rachunku bankowego. Obowiązek ten dotyczy wszystkich podatników, również zwolnionych, nabywających towary i usługi wymienione w załączniku nr 15, a obowiązek ten jest niezależny od kwoty transakcji. Tak więc kupując np. tonery do drukarek, części samochodowe, komputery i ich części mamy obowiązek posiadania rachunku firmowego. Nie wystarczy więc posiadanie rachunku osobistego, musi to być rachunek firmowy, dla którego będzie prowadzony rachunek VAT. W praktyce obowiązek ten dotyczy wszystkich.

Dobrowolny split payment i solidarna odpowiedzialność w przypadku faktur mniejszych lub równych 15000zł brutto

Trzeba pamiętać, że na zasadzie dobrowolności możemy zastosować metodę split payment również dla faktur mniejszych niż 15000zł brutto. W sposób szczególny od 1 listopada potraktowane są dostawy towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy. W przypadku tych dostaw nabywca odpowiada solidarnie za rozliczenie podatku VAT przez dostawcę. Oznacza to, że w przypadku gdy nasz dostawca, lub któryś z jego kontrahentów na wcześniejszym etapie obrotu tym towarem, nie rozliczy podatku, możemy być zobowiązani do jego zapłaty (oczywiście do wysokości podatku określonego na fakturze). Dobrowolne zastosowanie przelewu split payment zwalnia z solidarnej odpowiedzialności. Warto więc stosować ten mechanizm dobrowolnie dla każdej dostawy towarów z załącznika nr 15.